Informativa privacy

Ultimo aggiornamento: 7 novembre 2026

Bozza: i dati della società in questa pagina sono provvisori e il testo è in attesa della revisione di un legale.

Titolare del trattamento

Gaia Menu S.r.l.
Via Roma 1, 00100 Roma (RM)
P.IVA IT00000000000
Email: ciao@gaia-menu.example
PEC: gaia-menu@pec.example

Per qualsiasi domanda sui tuoi dati, scrivici a ciao@gaia-menu.example.

Quali dati trattiamo

Se hai un account (titolare del locale)

• Email e password per accedere. La password è conservata solo in forma cifrata: nessuno può leggerla.
• I dati del locale: nome, tipo, indirizzo, fuso orario e impostazioni.
• Il menu: piatti, prezzi, descrizioni, ingredienti, allergeni, foto, logo e copertina che carichi.
• I file che carichi per importare un menu (foto, PDF) o i link che incolli.
• La cronologia delle modifiche al menu: cosa è cambiato, quando, e se dalla dashboard o da WhatsApp.
• Lo stato della prova e dell'abbonamento.

Se scrivi a Gaia su WhatsApp (titolare o collaboratore)

• Il tuo numero di telefono, collegato al locale, e il nome che indichi per i collaboratori.
• Il testo dei messaggi e i vocali servono solo a eseguire il comando: non li conserviamo. Teniamo un registro tecnico di ogni comando (tipo di richiesta, esito, orario) senza il testo, l'ultima domanda di Gaia rimasta in attesa di risposta, e lo stato di consegna delle risposte di Gaia.
• I vocali vengono trascritti e poi scartati: né l'audio né la trascrizione vengono salvati.
• Se il titolare manda a Gaia le foto o il PDF del menu, li conserviamo come i file di un import caricati dalla dashboard (vedi sotto); il testo scritto sotto la foto non viene salvato. Se non conferma l'import, le pagine vengono cancellate.

Se guardi un menu (cliente del locale)

Il menu pubblico non richiede account, non usa cookie e non registra chi lo guarda. Contiamo solo quante volte viene aperto (per giorno, ora, lingua e se dal QR code o da un link) e quante volte vengono aperti i dettagli di ogni piatto, così il locale vede quanto è consultato: sono numeri totali, senza indirizzo IP, dati del dispositivo o altro che riguardi chi lo apre. Per evitare che qualcuno gonfi i conteggi dei piatti, teniamo per al massimo 2 giorni un'impronta (hash) dell'indirizzo IP con il numero di richieste. Come per ogni sito, il fornitore dell'hosting tiene per breve tempo i registri tecnici delle richieste (ad esempio l'indirizzo IP) per sicurezza e funzionamento.

Perché li trattiamo

• Per fornire il servizio che hai chiesto creando l'account: il menu, Gaia su WhatsApp, l'import (base giuridica: esecuzione del contratto, art. 6.1.b GDPR).
• Per la sicurezza: limiti di messaggi e di tentativi, registri tecnici, prevenzione degli abusi (legittimo interesse, art. 6.1.f).
• Per gli obblighi di legge, ad esempio fatture e contabilità (art. 6.1.c).

Non usiamo i dati per pubblicità, non li vendiamo e non facciamo profilazione. Non usiamo strumenti di analisi delle visite di terze parti: contiamo solo, in forma anonima e aggregata, quante volte viene aperto ogni menu pubblico (per giorno, ora, lingua e se dal QR code o da un link) e quante volte vengono aperti i dettagli di ogni piatto. Non salviamo indirizzi IP, cookie o altri dati di chi apre il menu.

Intelligenza artificiale

Gaia usa modelli di intelligenza artificiale per capire i messaggi e leggere i menu da importare. Il modello si limita a estrarre la richiesta: le modifiche al menu le fa il nostro codice, con regole fisse, e quelle importanti aspettano la tua conferma. Nessuna decisione che ti riguarda è presa in modo automatico nel senso dell'art. 22 GDPR. I fornitori di questi modelli ricevono il testo del messaggio (o l'audio del vocale, o la pagina del menu) e i nomi dei piatti del locale, solo per rispondere alla richiesta.

A chi affidiamo i dati

Usiamo questi fornitori come responsabili del trattamento (art. 28 GDPR). Ognuno riceve solo quello che serve alla sua parte del servizio.

Per i trasferimenti fuori dall'Unione europea ci basiamo sulle garanzie previste dal GDPR (decisione di adeguatezza EU-USA o clausole contrattuali standard). Il menu pubblicato è, per sua natura, visibile a chiunque abbia il link o il QR code.

Per quanto tempo

• Account, locale, menu e cronologia: finché usi il servizio. Se la prova o l'abbonamento finiscono non cancelliamo niente, così puoi riattivare.
• Conteggi delle aperture del menu e dei piatti: 2 anni, e comunque cancellati con il locale.
• File caricati per un import: cancellati quando aggiungi o scarti l'import, e comunque dopo 30 giorni.
• Registro delle risposte di Gaia e del loro stato di consegna: 90 giorni.
• Registri tecnici dei messaggi ricevuti: 30 giorni. Codici di collegamento del telefono: 1 giorno dopo l'uso o la scadenza.
• Testo dei messaggi, audio e trascrizioni dei vocali: non conservati.
• Dati di fatturazione: per il tempo richiesto dalla legge (10 anni).

Puoi eliminare il locale e l'account in ogni momento dalla dashboard, in Impostazioni → I tuoi dati: account, locale, menu, cronologia, numeri collegati e file vengono cancellati subito. Restano solo i registri tecnici sopra, fino alla loro scadenza, e quello che la legge ci obbliga a tenere (ad esempio le fatture).

I tuoi diritti

Puoi chiedere di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento, opporti e riceverli in un formato leggibile (portabilità). Molto lo puoi fare da solo: in Impostazioni → I tuoi dati scarichi una copia completa (anche i piatti in un file per Excel) ed elimini l'account. Per tutto il resto, scrivici a ciao@gaia-menu.example: rispondiamo entro 30 giorni. Puoi anche presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

I collaboratori collegati a un locale possono essere scollegati in ogni momento dal titolare, dalla dashboard; il loro numero viene così rimosso dal locale.

Cookie

Usiamo solo i cookie tecnici necessari per l'accesso alla dashboard. I dettagli sono nella cookie policy.

Modifiche

Se cambiamo questa informativa aggiorniamo la data in cima alla pagina; se il cambiamento è importante, lo comunichiamo per email a chi ha un account.